Etikette und Ethik der Geschäftskorrespondenz

In der modernen Geschäftswelt erreichen nur 15% der mittelständischen und großen Unternehmer, die ihre Marktposition stärken möchten, ihre Ziele. Aus diesem Grund nimmt die Relevanz der Geschäftsetikette um ein Vielfaches zu, da die Nichteinhaltung ihrer Normen aus einer Reihe anderer Gründe häufig zum Bruch nützlicher Geschäftsbeziehungen führt.

In einer weiten Interpretation der Ethik spricht man von einer Reihe allgemeiner Prinzipien zur Regulierung der sozialen Beziehungen. Dementsprechend befasst sich die Ethik der Geschäftsbeziehungen mit Fragen im Zusammenhang mit der angenommenen Reihenfolge und der Art der Interaktion im Geschäftsbereich.

Detaillierte ethische Aspekte von Geschäftsbeziehungen sind die Geschäftsetikette, beispielsweise das Verhandlungsverfahren, die Regeln des Unternehmensverhaltens, Geschäftstraditionen und -rituale, Unterordnungselemente, Umgangsformen und Kommunikations- und Schreibstile sowie Fragen der Korrektheit im Umgang mit Partnern und Geschäftskollegen.

Die Bedeutung von Ethik und Etikette als Bestandteil liegt in der Tatsache, dass die normative Grundlage, die aus langjähriger Praxis hervorgegangen ist, die Kommunikation in hohem Maße vereinfacht und einen verständlichen und zugänglichen Kontext im Geschäftsbereich schafft, der es Ihnen ermöglicht, Ziele korrekt zu erreichen und erheblich Zeit zu sparen.

Mit anderen Worten, es handelt sich um einen speziellen Algorithmus zur Lösung von Geschäftsproblemen, mit dem wir die gewünschten Geschäftsziele rational und konfliktfrei festlegen und erfolgreich erreichen können. Der Grad der Inhaberschaft dieses Algorithmus ermöglicht es uns, direkte Rückschlüsse auf den Grad der Professionalität eines Geschäftspartners oder eines Gegners in einem Geschäftsstreit zu ziehen.

In diesem Zusammenhang ist es wichtig, die folgenden allgemeinen Grundsätze einzuhalten:

• Pünktlichkeit überall und in allem;
• Informationssicherheit;
• solider Altruismus;
• günstig, dem Geschäftsumfeld angemessen image;
• kompetente mündliche und schriftliche Ansprache;
• nach den Regeln der Geschäftssprachkultur.

Die Arten der Geschäftskorrespondenz sind vielfältig und können mit einem gewissen Grad an Konventionalität in zwei Haupttypen unterteilt werden:

• zwischenstaatlich - zwischen staatlichen Organisationen sind Auslandsvertretungen und -beamte (verschiedene Notizen, Memoranden und andere Formulare) Bestandteile der diplomatischen Beziehungen;
• kommerziell - im Bereich der Geschäftsbeziehungen zwischen Institutionen und Organisationen verwendete Schreiben mit halbamtlichem Status.

Der Stil, einen offiziellen Brief zu schreiben, hat trotz sprachlicher und einiger traditioneller Unterschiede eine bestimmte gemeinsame Grundlage und eine Gruppe von Institutionen, die von der etablierten Praxis entwickelt wurden. Beispielsweise basieren eine Reihe von Protokollrichtungsanforderungen, die von der Position des Absenders und des Adressaten bestimmt werden, auf den anfänglichen Einstellungen für gegenseitigen Respekt und Korrektheit. Unabhängig von der Art des Dokuments muss es daher strukturell die folgenden Elemente enthalten:

• Berufung (offizieller Status des Empfängers);
• ein Kompliment (höflicher Schlussbrief);
• Unterschrift;
• Datum (Tag, Monat, Jahr und Ort, an dem die Nachricht verfasst wurde);
• Absenderadresse (Nachname, offizieller Status, Adresse stehen oben oder unten auf der ersten Seite des Briefes).

Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Vorschriften, die in direktem Zusammenhang mit den Buchstaben stehen:

• Geschäftsbriefe werden nur auf der Vorderseite auf Briefköpfen oder Papierbögen geschrieben.
• Die Paginierung erfolgt in arabischen Ziffern.
• Nachrichten werden im gedruckten Text ausgeführt;
• Löschungen und Korrekturen sind im Hauptteil des Dokuments nicht zulässig.
• Das Dokument enthält gefalteten Text.
• Die Wartezeit für eine Antwort auf den Brief beträgt höchstens zehn Tage.

Die Geschäftsnachricht sollte ein klares Ziel haben und eine Frage enthalten, und der gesamte Text sollte vollständig und vollständig seinem Inhalt unterliegen, sei es ein Geschäftsangebot, eine kommerzielle Anfrage oder einfach relevante Informationen.

Die Klassifizierung von Geschäftsnachrichten ist vielfältig und hängt von ihrer funktionalen und gezielten Ausrichtung ab. Buchstaben sind zum Beispiel:

• benachrichtigen;
• erinnern;
• Einladungen;
• informobzory;
• Bestellungen;
• begleitend;
• andere Arten.

In der Geschäftskorrespondenz sind die typischsten:

• Anfragen;
• Angebote;
• Bestellungen;
• Beschwerden;
• Garantieerklärungen.

Als eine Form der Geschäftskommunikation im strengen Sinne der Definition werden Briefe in zwei Typen unterteilt - geschäftlich und privat.

Zu den Geschäftsangelegenheiten gehört der Schriftverkehr zwischen Organisationen und Institutionen. Ein privat-offizieller Brief ist eine Nachricht, die von einer Privatperson an eine Institution oder umgekehrt von einer Institution an eine Privatperson gesendet wird.

Es gibt eine Reihe von Geschäftskorrespondenzregeln.

• Das Schreiben sollte das Aufkommen von Geschäftsinteressen beim Empfänger anregen und auf der Grundlage überzeugender Fakten die Vorteile einer Partnerschaft und die Unzweckmäßigkeit des Abbrechens von Partnerschaften deutlich machen. Der Text sollte ermutigend und motivierend für die Zusammenarbeit sein.
• Die Manifestation übermäßiger persönlicher Emotionen in einem Geschäftsbrief ist nicht der beste Weg, um den eigenen Fall zu beweisen und das Problem zu lösen.
• Um eine Überlastung und Verstopfung des Buchstabentextes zu vermeiden, sind Bildvergleiche, Metaphern, Allegorien und Übertreibungen zu vermeiden.
• Für eine klare und prägnante Darstellung des Themas ist es besser, einfache Sätze zu verwenden, wobei Einzelheiten und exzessive Detaillierungen vermieden werden. Die Grundidee der Nachricht sollte nur durch relevante Argumente untermauert werden, die normalerweise in den Anhängen des Briefes stehen (Diagramme, Grafiken, digitale Daten).
• Im Text sollten Absätze zugeordnet werden, von denen jeder, der einen eigenständigen Gedanken darstellt, mit einer neuen Zeile beginnt.

• In einer geschäftlich geschriebenen Nachricht sollten beschreibende Adjektive, zusätzliche Erläuterungen und Details nicht verwendet werden. Am Ende des Schreibens ist es ratsam, das Dokument zu überprüfen und Phrasen zu entfernen, die nicht den tatsächlichen semantischen Inhalt enthalten.
• Alphabetisierung ist ein grundlegendes Element des Textes. Das Vorhandensein von Rechtschreib- und anderen Fehlern in der Nachricht ist nicht akzeptabel.
• Die Angabe des Betreffs des Schreibens ist obligatorisch. Das Thema in den Dokumenten sollte kurz und ausführlich reflektiert werden, es spart Zeit beim Lesen und kennzeichnet den Absender positiv. Wenn der Brief per E-Mail verschickt wird und besonders wichtige Informationen enthält, sollte er mit einer speziellen „Flagge“ versehen werden, die im elektronischen Dienst verfügbar ist.
• Gute Lesbarkeit des Textes bieten Schriftarten von Arial oder Times New Roman mit einer durchschnittlichen Schriftgröße. Bei besonderen Bedürfnissen sind Schlüsselideen in Kursiv- oder Fettdruck zulässig.

• Im Text ist es nützlich, Unterüberschriften (3-4) zu verwenden, die das Verständnis des angegebenen Textes erleichtern.
• Aufzählungen, Listen und Listen werden am besten mit speziellen Markern erstellt.
• Corporate Template (Schema) - ein ausgezeichneter Indikator für Effizienz und Objektivität in der Geschäftskommunikation.Dies ist besonders relevant für den Unternehmensaspekt, da Sie sich dadurch von der Konkurrenz abheben und den offiziellen Status einhalten können.

Die Struktur der Geschäftsnachricht ist typisch. Traditionell enthält es:

• Einführung;
• der Hauptteil;
• Fazit

Die Einleitung fasst den Zweck des Schreibens zusammen. Der Hauptteil beschreibt das Wesentliche des Problems. Abschließend ist es wünschenswert, den Inhalt des Hauptteils beispielsweise in Form von Schlussfolgerungen zusammenzufassen. "Nachschriften" und verschiedene Arten von Fußnoten sind unerwünscht.

Abschließend ungeeignete Formulierungen, die Manipulationen ähneln, wie zum Beispiel: „Ich hoffe auf eine für beide Seiten vorteilhafte Partnerschaft“ und so weiter. Es ist besser, sich in einem Geschäftsbrief mit einfachen Worten zu verabschieden - „Grüße“, „Mit freundlichen Grüßen“ und so weiter.

Im unteren Teil der Nachricht wird angezeigt: F. I. O., offizieller Status, Firmenname, wird unterzeichnet. Kontaktnummern sind ebenfalls angegeben.

Tabellen und Grafiken werden in einer separaten Datei (Paket) angehängt, die dies am Ende des Briefes angibt. Wenn es eine Gruppe von Investitionen gibt, erhalten sie ein Inventar mit den Namen.

Sie können Abkürzungen und spezielle Abkürzungen nur verwenden, wenn Sie sicher sind, dass der Empfänger sie versteht.

Um den Text im Geschäftsvokabular logischer und konsistenter zu gestalten, werden die folgenden Redewendungen als Bindemittel verwendet:

• aus diesem Grund;
• auf der Grundlage des Vorstehenden;
• aus diesem Grund;
• nach den Daten;
• auf dieser Basis;
• in Betracht ziehen;
• und andere.

Im virtuellen Raum ist die geschäftliche Interaktion, die die Kommunikation in Miniatur darstellt, spezifisch und erfordert nicht weniger die Einhaltung der relevanten Etikette-Regeln. Kompetente Arbeit mit dem Brief in Übereinstimmung mit der Praxis setzt die Umsetzung der folgenden Bemerkungen in Bezug auf Umfang, Sprachstandards, Struktur und Format voraus.

• Die Formel des Themas muss genau mit dem im Text angegebenen Thema übereinstimmen. So können Sie den Reader schnell an die gewünschte Geschäftsstimmung anpassen.
• Das optimale Volumen des per E-Mail versendeten Dokuments passt in den "One Screen" mit maximaler Textmenge - ein Blatt im A4-Format.
• Die optimale Größe von Anhängen - nicht mehr als 3 MB.
• Es wird empfohlen, gesendete Dateien in standardmäßige ZIP- oder RAR-Codierungsarchive zu packen. Andere werden häufig während des Versands blockiert.
• Hyperlinks müssen Standard sein (blau, unterstrichen).
• Die Antwort an den Adressaten sollte am Anfang des Briefes oben und nicht unten stehen. Dies erspart dem Korrespondenten das übermäßige und erzwungene Scrollen des vorherigen Texts.

• Sie müssen die Sprache des Briefes verwenden, den verständlichsten Partner. Die Frage der Zweckmäßigkeit der Verwendung von Professionalität, Firmenvokabular, Umgangssprachen und Abkürzungen (insbesondere in der externen Korrespondenz) in der Nachricht wird in Abhängigkeit vom Kontext und den Eigenschaften der Korrespondenzpartner getrennt entschieden.
• Es ist wichtig, den Partner über den Eingang seiner Nachricht zu informieren - dies ist ein Zeichen des guten Geschmacks und ein Teil der Geschäftsetikette und zeigt Respekt für ihn.
• Es sollte so schnell wie möglich beantwortet werden. Wenn Sie aus irgendeinem Grund nicht schnell antworten können, sollte der Partner über den Eingang seines Schreibens informiert werden und den Zeitpunkt der Antwort angeben. Eine ethische und bequeme vorübergehende Pause, bevor eine Antwort gegeben wird - 48 Stunden nach Erhalt der Nachricht. Nach dieser Zeit glaubt die Person normalerweise, dass die Nachricht verloren geht oder ignoriert wird. Eine übermäßige Korrespondenzpause birgt oft das Risiko, einen Partner zu verlieren, und wird im Geschäftsleben als Verstoß gegen ethische Standards behandelt.
• Am Ende der Nachricht sollten Kontaktdaten stehen, die ausnahmslos in allen Buchstaben angegeben sind, unabhängig von der Reihenfolge der Verteilung.
• Während des Versands ist es wichtig, besonders auf Datenschutzaspekte zu achten.

Weitere Informationen zur Geschäftsetikette finden Sie im folgenden Video.