Phasen der Geschäftskommunikation

Kommunikationsfähigkeit - eine der wichtigsten Voraussetzungen für eine erfolgreiche Kommunikation zwischen Menschen, den Austausch von Informationen und das Erreichen des gewünschten Ergebnisses. Die Geschäftsetikette ist seit dem Aufkommen der Marktbeziehungen in Gebrauch. Viele Kulturen geben ihm eine eigene Nische in den Beziehungen zwischen Menschen und erheben sie in den Rang von Zeremonien. Dies zahlt sich aus, da die Geschäftsetikette zur Kontaktaufnahme mit einem Partner beiträgt und der Erfolg eines Unternehmens in hohem Maße vom Verhalten der Mitarbeiter während eines Geschäftstreffens abhängt.

Die Unternehmenskommunikation hat im Gegensatz zur normalen Alltagskommunikation ihre eigenen klaren Grundsätze und zielt darauf ab, durch Vereinbarung und Erfüllung von Verpflichtungen ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Das Geschäftsumfeld ermöglicht es Ihnen, neue nützliche Kontakte zu knüpfen, auf denen der Erfolg Ihres Geschäfts beruht. Aber nicht immer können zukünftige Partner miteinander sympathisieren und Anknüpfungspunkte finden.

Geschäftskontakte beinhalten das Erhalten von Vorteilen. Wenn andere Dinge gleich sind, gewinnt derjenige, der das Wissen und die Regeln der Geschäftsetikette besitzt. Dies lässt sich leicht am Beispiel des Zusammenwirkens von zwei Geschäftsleuten verfolgen, von denen einer den Gesprächspartner auf einfache und natürliche Weise zu den von ihm benötigten Schlussfolgerungen bringt. Der zweite verfügt weder über Kommunikationsfähigkeiten noch über Beredsamkeit und muss immer wieder profitable Geschäftsmöglichkeiten verlieren.

Unternehmenskommunikation ist also ein Kompetenzsystem, das einen ganzen Komplex kommunikativen Verhaltens umfasst:

• Kommunikationskultur (in einem bestimmten Land übernommen);
• Oratorium;
• Geschäftsethik (Regeln und Vorschriften);
• Beziehungspsychologie;
• die Logik der Sprachkonstruktion (mündlich und schriftlich);
• Bild;
• Klangfarbe und Intonation.

In der modernen Welt wird Geschäftskommunikation in mehreren Formen gleichzeitig dargestellt:

• Geschäftsgespräch - ist mündliche oder virtuelle Kommunikation zwischen Kollegen oder Partnern, die darauf abzielt, geschäftliche Probleme zu diskutieren. Meist findet ein Gespräch zwischen Teilnehmern aus einem Geschäftsbereich statt, die die Besonderheiten dieses Dialogs verstehen und in der Lage sind, ein Gespräch zu einem engen fachlichen Thema zu führen.
• Geschäftstreffen - eine gezielte Diskussion, deren Aufgaben es sind, aktuelle organisatorische Aufgaben zu lösen, die den Teilnehmern zur Verfügung stehenden Informationen zu analysieren, weitere Verhaltensweisen zu entwickeln, Entscheidungen zu treffen und zu treffen.

• Geschäftskorrespondenz - Hierbei handelt es sich um eine offizielle Mitteilung in Form eines Geschäftsbriefs, wobei jegliche Manifestation von Vertrautheit oder Umgangssprache ausgeschlossen ist. Ein Geschäftsbrief ist ein Dokument, das einen Geschäftsbrief enthält und gemäß allen Standards der Geschäftskorrespondenz ausgestellt wurde. In der Regel wird ein Geschäftsbrief sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form mit einem Logo, Adressdaten eines Unternehmens oder einer Institution versehen. Auch in Geschäftsbriefen sind gewisse Markierungen auf der Seite zu beachten.
• Öffentliche Rede - Interaktion von Sprecher und Zuhörer. Diese Art der Geschäftskommunikation ist komplex und erfordert Beredsamkeit. Der Sprecher sollte in der gestellten Frage so kompetent wie möglich sein und die Fähigkeit haben, zu sprechen, das Publikum zu interessieren und zu überzeugen.Durch die Art der Präsentation des Materials kann eine öffentliche Rede informativ (Bericht), ermutigend (Agitation), überzeugend (feierliche Rede) sein.

Das Verstehen der Besonderheiten und Wichtigkeit der Geschäftskommunikation führt zu dem Schluss, dass er lernen kann und sollte.

Die Einhaltung der Regeln der Geschäftsetikette ist für den erfolgreichen Aufbau von Geschäftsbeziehungen zwischen Geschäftspartnern, Kollegen, Diplomaten aus verschiedenen Ländern erforderlich. Kultur und Geschäftsverhalten können sich jedoch dramatisch voneinander unterscheiden Es gibt allgemein anerkannte Verhaltensstandards, die von jeder Person mit Selbstachtung unabhängig von ihrer Zugehörigkeit zu einer bestimmten Gesellschaft eingehalten werden müssen.

• Pünktlichkeit In der Geschäftswelt ist das Sprichwort „Zeit ist Geld“ relevant. Wenn Sie also zu spät zu Besprechungen kommen und Ihren Gesprächspartner warten lassen, ist dies höchst unethisch.
• Einband. Die Erfüllung von Verpflichtungen ist die Grundlage eines guten Rufs, ohne den eine erfolgreiche Interaktion in einem Geschäftsumfeld nicht möglich ist.
• Vertraulichkeit Die Fähigkeit, vertrauliche Daten vertraulich zu behandeln und Unternehmensgeheimnisse zu wahren, ist eine der Voraussetzungen für gegenseitiges Vertrauen und uneingeschränkte Zusammenarbeit.
• Respektvolle Haltung. Der Respekt vor dem Gesprächspartner, die Fähigkeit zuzuhören, das Gesagte zu durchdringen, eröffnet vielfältige Möglichkeiten der Kontaktaufnahme. Diese Fähigkeit ist auch nützlich, wenn Sie mit Mitarbeitern und Untergebenen interagieren.

• Selbstachtung. In Bezug auf die Wahrnehmung von sich selbst im Kommunikationsprozess sollte man in der Lage sein, den „Mittelweg“ zu finden. Auf Kritik oder Rat ruhig reagieren, sich aber auch nicht manipulieren lassen, würdevoll Druckversuche stoppen können, das Gespräch wieder in die richtige Richtung lenken.
• Oratorium. Die Fähigkeit, ihre Gedanken klar auszudrücken, dem Gesprächspartner die Bedeutung der Sprache zu vermitteln, ohne den Satz mit unangebrachten Worten zu verstopfen und den Gedanken nicht vom Gesprächsthema abzulenken. Diese Fähigkeit ist nicht jedermanns Sache, daher muss dem Oratorium in seiner Ausbildung Zeit eingeräumt werden.
• Alphabetisierung. Die Reinheit der Sprache hängt in hohem Maße von den Kenntnissen der Person ab, und die Fähigkeit, fehlerfrei zu schreiben, ist in einem Geschäftsumfeld eine zwingende Voraussetzung.
• Aussehen. In der modernen Welt gibt es bereits eine festgelegte Kleiderordnung (Clothing Code), die eine bestimmte Form von Kleidung für den Besuch des Arbeitsplatzes, von Veranstaltungen, Organisationen oder Einrichtungen vorsieht. In der Regel handelt es sich dabei um Business-Anzüge für Männer und Frauen, einen Standardsatz an Schmuck und Accessoires. Im Falle des ersten Besuchs einer unbekannten Organisation oder Veranstaltung sollten Sie im Voraus über die verabschiedete Kleiderordnung informiert werden.

Die Struktur der Geschäftskommunikation kann in vier Phasen unterteilt werden, deren Reihenfolge es ermöglicht, die maximale Wirkung in den Verhandlungen zu erzielen.

Hier ist der erste Eindruck von zentraler Bedeutung. Bei der Vorbereitung eines Treffens mit dem Gesprächspartner ist es hilfreich, im Voraus mit den Informationen zu arbeiten: dem Interessenkreis des Gesprächspartners, der Umgebung und den Besonderheiten seiner Kultur, den Regeln und wichtigen Traditionen für den Gesprächspartner. Auf diese Weise können Sie sich sicherer fühlen und diese oder andere Merkmale des Partners gebührend respektieren.

Richtig konstruierte erste Sätze - der Schlüssel zum Erfolg der weiteren Kommunikation. Sie müssen damit beginnen, die Aufmerksamkeit und den Standort des Gegners auf sich zu lenken. Dies hilft der gewöhnlichen menschlichen Freundlichkeit, Höflichkeit, einem höflichen Interesse an der Person des Gesprächspartners und der Aussprache seines Namens.

Bei der Besprechung der Aufgaben ist es notwendig, sich auf einer „Welle“ mit dem Gesprächspartner in Verbindung zu setzen. Dieses Ergebnis kann erzielt werden, wenn Sie den emotionalen Zustand des Partners oder die allgemeine emotionale Atmosphäre innerhalb der Gruppe sorgfältig beobachten, wenn wir über Verhandlungen mit dem Publikum sprechen.

Das Wissen über drei Hauptwahrnehmungskanäle: Sehen, Hören und Kinästhetik (einschließlich Berührung, Geruch, Körperhaltung, Gesten und Mimik) hilft dabei, sich auf den Gesprächspartner einzustellen.

Direkte Konzentration auf das Thema des Meetings, Diskussion von Problemen und Aufgaben. Ziel dieser Phase ist es, eine für beide Seiten möglichst zufriedenstellende Einigung zu erzielen.

In der dritten Phase werden mehrere Phasen verwendet, aus denen die Essenz des Kontakts besteht:

• Identifikation der Motive und Ziele des Gesprächspartners;
• Aufmerksam bleiben: Es ist wichtig, den Hauptthema der Konversation zu sehen, nicht zur Seite zu führen und nicht von Thema zu Thema zu springen.
• Argumentation und Überzeugung: gilt bei Meinungsverschiedenheiten;
• Die Festsetzung des Ergebnisses ist ein kritischer Moment im Gespräch, in dem die Kommunikation zu diesem Thema abgeschlossen sein sollte. Unabhängig von den Ergebnissen ist dieses innere Gefühl mit Erfahrung verbunden und hängt von der Beobachtung und der Fähigkeit ab, die geringsten Änderungen im emotionalen Hintergrund des Gesprächspartners klar wahrzunehmen.

Der allgemeine Eindruck des Meetings entsteht in der letzten Phase der Geschäftskommunikation und wird am lebhaftesten in Erinnerung behalten. Daher kann die Fähigkeit, das Gespräch ordnungsgemäß abzuschließen, ein entscheidender Faktor für die weitere Zusammenarbeit sein.

Wie schön es ist zu kommunizieren, sehen Sie im folgenden Video.